Για να μην υπάρχουν παρερμηνείες, το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικής Ασφαλισης, κωδικοποίησε σε μια εγκύκλιο, τις υποχρεώσεις του εργοδότη και του Ιατρού Εργασίας.
Η εγκύκλιος, με ΑΔΑ 6Π9Ι46ΝΛΔΓ-1ΧΦ, δημοσιεύθηκε στις 18/10/2023 και μεταξύ άλλων περιλαμβάνει και υπόδειγμα ΑΙΦ.
Ειδικότερα,
-σε επιχειρήσεις που απασχολούν περισσότερους από 50 εργαζόμενους, αλλά και ανεξάρτητα του αριθμού εργαζομένων στις περιπτώσεις έκθεσης σε βιολογικούς (π.δ. 102/2020), καρκινογόνους παράγοντες (π.δ. 399/1994), αμίαντο (π.δ. 212/2006), μόλυβδο (π.δ. 94/1987) και επιπλέον σε Επιχειρήσεις Προσωρινής Απασχόλησης-ΕΠΑ (ν. 4052/2012), ο εργοδότης οφείλει να χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες Ιατρού Εργασίας.
Για κάθε εργαζόμενο ο Iατρός Εργασίας της επιχείρησης με ευθύνη του καταρτίζει και τηρεί επικαιροποιημένο Α.Ι.Φ., μεριμνώντας για την προστασία του ιατρικού απορρήτου και σύμφωνα με τη νομοθεσία για την υγεία και ασφάλεια των εργαζομένων. O A.I.Φ. θα πρέπει ενδεικτικά να περιέχει τα αναφερόμενα στοιχεία στο συνημμένο Παράρτημα I: «Περιεχόμενα Ατομικών Ιατρικών Φακέλων». Δικαιούνται να λαμβάνουν γνώση του φακέλου οι Επιθεωρητές Α.Υ.Ε της αρμόδιας Υπηρεσίας της Επιθεώρησης Εργασίας και οι ιατροί του ασφαλιστικού οργανισμού, στον οποίο ανήκει ο εργαζόμενος, καθώς και ο ίδιος ο εργαζόμενος. Ιατρικά δεδομένα επιτρέπεται να συλλέγονται από τον Ιατρό Εργασίας (με την πραγματοποίηση εξετάσεων από τον ίδιο ή την παραπομπή του εργαζομένου για συμπληρωματικές ιατρικές εξετάσεις ή με επιμέλεια του ίδιου του εργαζομένου), προκειμένου να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας, μόνο εφόσον αυτό είναι απολύτως απαραίτητο για την επίβλεψη της υγείας του εργαζόμενου και την εκτίμηση της καταλληλότητάς του για συγκεκριμένη εργασία.
Η τήρηση και φύλαξη των Α.Ι.Φ. πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να προστατεύεται το ιατρικό απόρρητο με μέριμνα, υποχρέωση και ευθύνη τόσο των εργοδοτών όσο και των Ιατρών Εργασίας. Οι επιχειρήσεις οφείλουν να μην παραβιάζουν το ιατρικό απόρρητο και να θέτουν στη διάθεση των ιατρών Εργασίας τα απαραίτητα μέσα για την αποτελεσματικότερη άσκηση των καθηκόντων τους. Για τους παραπάνω λόγους, οι επιχειρήσεις πρέπει να διαθέτουν χώρους/εγκαταστάσεις και διαδικασίες που προστατεύουν και διαφυλάσσουν την ακεραιότητα των Ατομικών Ιατρικών Φακέλων/Βεβαιώσεων Καταλληλότητας, εξασφαλίζουν το απόρρητο τους σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και διευκολύνουν την πρόσβαση του ιατρού Εργασίας και των Επιθεωρητών Α.Υ.Ε της αρμόδιας Υπηρεσίας της Επιθεώρησης Εργασίας κατά την άσκηση των καθηκόντων τους. Έτσι, πέραν εξατομικευμένων μέτρων και διαδικασιών προστασίας του απορρήτου που ακολουθούνται σε κάθε επιχείρηση, ο ιατρός Εργασίας οφείλει να φυλάσσει τους έντυπους Α.Ι.Φ. και τις Βεβαιώσεις Καταλληλότητας σε ερμάρια, χώρους ή φοριαμούς που κλειδώνουν, διατηρώντας το κλειδί σε ασφαλές σημείο, κατ’ ελάχιστον μέσα σε σφραγισμένο φάκελο, ο οποίος φέρει στο κλείσιμό του την ημερομηνία, την ιδιότητα, το ονοματεπώνυμο και την υπογραφή του τελευταίου αρμόδιου προσώπου που είχε πρόσβαση σε αυτούς (Ιατρό Εργασίας ή Επιθεωρητές Α.Υ.Ε).