Επίσης, σε Γ.Σ. εταιρειών, από την 6/9/2021, μπορούν να συμμετέχουν με φυσική παρουσία μόνο εμβολιασμένοι ή νοσήσαντες. Καταργήθηκε η δυνατότητα συμμετοχής με Rapid ή PCR test. Για την είσοδο στο χώρο της συνέλευσης απαιτείται η επίδειξη έγκυρου πιστοποιητικού εμβολιασμού ή πιστοποιητικού νόσησης. Συνεπώς, ο διοργανωτής της συνέλευσης, πρέπει να ελέγχει την εγκυρότητα των πιστοποιητικών των συνέδρων.
Το παλιό ΦΕΚ (έως 6/9)
ΕΠΙΣΗΣ από το νέο ΦΕΚ
Οι Γενικές Συνελεύσεις, εξομοιώνονται με τα συνέδρια. Για τις Γ.Σ. ισχύει ό,τι ισχύει για τα συνέδρια, σύμφωνα με το άρθρο 1, παρ.4 , που αναφέρει:
άρθρο 1, παρ.4
Το παλιό ΦΕΚ (έως 6/9)
Το νέο ΦΕΚ (6-13/9)
ΕΠΙΣΗΣ από το νέο ΦΕΚ
Οι Γενικές Συνελεύσεις, εξομοιώνονται με τα συνέδρια. Για τις Γ.Σ. ισχύει ό,τι ισχύει για τα συνέδρια, σύμφωνα με το άρθρο 1, παρ.4 , που αναφέρει:
άρθρο 1, παρ.4
4. Πάσης φύσεως εκλογές αιρετών εκπροσώπων και
οργάνων διοίκησης, καθώς και γενικές συνελεύσεις διενεργούνται δια ζώσης, σύμφωνα με το πρωτόκολλο των
συνεδρίων (Παράρτημα 13), εφόσον τα εγγεγραμμένα
μέλη δεν υπερβαίνουν τα εκατόν πενήντα (150). Στις περιπτώσεις που τα εγγεγραμμένα μέλη είναι εκατόν πενήντα (150) και άνω, οι εκλογές και οι γενικές συνελεύσεις
πραγματοποιούνται με ψηφιακά μέσα. Εξαιρούνται από
την εφαρμογή του προηγούμενου εδαφίου οι εκλογικές
διαδικασίες που, κατά την έναρξη ισχύος της παρούσας,
έχουν ήδη εκκινήσει με φυσική ή επιστολική ψήφο και
για τις οποίες έχουν υποβληθεί σχετικά πρωτόκολλα
ασφαλείας.
5. Εκλογές ανάδειξης αιρετών εκπροσώπων των υπαλλήλων του Δημοσίου στα υπηρεσιακά και πειθαρχικά
συμβούλια δύνανται να διενεργούνται δια ζώσης αποκλειστικά εφόσον οι εκλογείς δεν υπερβαίνουν τους
εκατόν πενήντα (150) και επιδεικνύουν πιστοποιητικό
εμβολιασμού [με ολοκληρωμένο τον εμβολιασμό για κορωνοϊό COVID-19 προ τουλάχιστον δεκατεσσάρων (14)
ημερών, σύμφωνα με την παρ. 2 του άρθρου 10] ή αρνητικό διαγνωστικό τεστ νόσησης για κορωνοϊό COVID-19
(self-test ή PCR ή rapid test, σύμφωνα με την παρ. 3 το
άρθρου 10). Στο ως άνω όριο δεν συμπεριλαμβάνονται
εκλογείς που έχουν ψηφίσει ήδη δια αλληλογραφίας
κατά τις κείμενες διατάξεις.
Ολόκληρο το Παράρτημα 13
ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΥΒΡΙΔΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΩΝ, ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΛΟΙΠΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ
Α. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
x Τα επιστημονικά / επαγγελματικά και λοιπά συνέδρια θα μπορούν να διεξάγονται με υβριδικό τρόπο, δηλαδή θα υπάρχει παράλληλα:
o φυσική παρουσία περιορισμένου και προκαθορισμένου αριθμού συνέδρων στον χώρο του συνεδρίου με όλους τους υγειονομικούς κανόνες που περιγράφονται στη συνέχεια και
o ταυτόχρονη διαδικτυακή μετάδοση (live streaming) για τους λοιπούς εγγεγραμμένους συνέδρους.
x Σε περίπτωση που για επιδημιολογικούς λόγους επιβληθεί από την Πολιτεία απαγόρευση συνεδρίων με φυσική παρουσία, το συνέδριο δεν θα αναβάλλεται/ματαιώνεται, αλλά θα μετατρέπεται αυτόματα σε καθ’ ολοκληρία διαδικτυακό.
x Ο διοργανωτής έχει την επιλογή να διοργανώσει εξαρχής ένα συνέδριο αποκλειστικά μέσω διαδικτύου, χωρίς φυσική παρουσία.
x Δεν επιτρέπονται τα συνέδρια μόνο με φυσική παρουσία, χωρίς ταυτόχρονη διαδικτυακή μετάδοση.
x Φυσική παρουσία επιτρέπεται μόνο σε Πανελλήνια, περιφερειακά και τοπικά συνέδρια. Επιτρέπονται διεθνή συνέδρια με φυσική παρουσία ξένων συνέδρων σύμφωνα με τις ταξιδιωτικές οδηγίες για τις διεθνείς μετακινήσεις. Επιτρέπεται η πρόσκληση περιορισμένου αριθμού διακεκριμένων αλλοδαπών ομιλητών, όπου αυτό χρειάζεται.
x Στην περίπτωση της φυσικής παρουσίας συνέδρων απαιτείται να είναι εμβολιασμένοι (επίδειξη πιστοποιητικού εμβολιασμού) ή να έχουν νοσήσει ή να έχουν πραγματοποιήσει ταχεία δοκιμασία αντιγόνου (rapid test) ή δοκιμασία RT-PCR test (επίδειξη βεβαίωσης αρνητικού αποτελέσματος στην είσοδο). Για την είσοδο στο χώρο του συνεδρίου, αρκεί η επίδειξη έγκυρου πιστοποιητικού εμβολιασμού ή πιστοποιητικού νόσησης ή έγκυρης βεβαίωσης αρνητικού αποτελέσματος rapid test σαράντα οκτώ (48) ωρών ή PCR test εβδομήντα δύο (72) ωρών πριν την προσέλευση. Οι διοργανωτές των συνεδρίων σε συνεργασία με επαγγελματίες υγείας φέρουν την ευθύνη πραγματοποίησης rapid test με εγκεκριμένα αντιγονικά τεστ κατά την έναρξη του Συνεδρίου στους παρευρισκομένους (συνέδρους, προσωπικό εταιρείας διοργάνωσης συνεδρίου, προσωπικό καθαριότητας, προσωπικό χορηγών συνεδρίου κ.λπ.), που δεν διαθέτουν πιστοποιητικό εμβολιασμού ή πιστοποιητικό νόσησης ή βεβαίωση αρνητικού rapid test σαράντα οκτώ (48) ωρών ή PCR test εβδομήντα δύο (72) ωρών πριν την προσέλευση. Επιπλέον, συνίσταται η πραγματοποίηση αυτοδιαγνωστικού ελέγχου (self-test) μετά το πέρας της τρίτης ημέρας του Συνεδρίου για τους μη εμβολιασμένους συνέδρους και εργαζόμενους.
x Εντός του Συνεδριακού Κέντρου ορίζεται συντονιστής για τη διαχείριση ενδεχόμενου κρούσματος κορωνοϊού COVID-19.
x Κοντά στην είσοδο του Συνεδριακού Κέντρου ορίζεται ειδικά διαμορφωμένος χώρος με παράθυρο, προκειμένου να αποτελέσει χώρο απομόνωσης των ενδεχόμενων κρουσμάτων, ο οποίος θα είναι εφοδιασμένος με υγειονομικό υλικό όπως μάσκες, χαρτομάντηλα/χειροπετσέτες, κλειστό ποδοκίνητο κάδο, νιπτήρα με υγρό σαπούνι. Η πόρτα του εν λόγω χώρου πρέπει να παραμένει διαρκώς κλειστή και η είσοδος πρέπει να περιορίζεται μόνο σε προσωπικό εκπαιδευμένο για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων περιστατικών κορωνοϊού COVID-19.
Οι διοργανωτές τηρούν κατάλογο με τα στοιχεία επικοινωνίας των εγγεγραμμένων στο Συνέδριο ώστε να χρησιμοποιηθεί σε περίπτωση ιχνηλάτησης επαφών επί επιβεβαιωμένου κρούσματος.
x Ο αριθμός των συνέδρων με φυσική παρουσία περιορίζεται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας του συνεδρίου τηρώντας τις αποστάσεις του ενάμισι (1,5) μέτρου προς όλες τις κατευθύνσεις, με μέγιστο αριθμό ατόμων στην αίθουσα (συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού) τα πενήντα (50) άτομα, στην περίπτωση που το επιτρέπει το εμβαδόν της αίθουσας. Εφόσον το εμβαδόν της αίθουσας είναι μεγαλύτερο των 120 τ.μ., δύναται να παρευρίσκεται επιπλέον ένα (1) άτομο για κάθε 10 τ.μ.. Στην περίπτωση που όλοι οι συμμετέχοντες με φυσική παρουσία (σύνεδροι και προσωπικό) επιδεικνύουν πιστοποιητικό εμβολιασμού ή νόσησης, δύναται να καλύπτεται το εβδομήντα τοις εκατό (70%) της πληρότητας της αίθουσας.
x Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για όλους τους παρευρισκόμενους (υπάλληλοι, τεχνικοί, ασφάλεια), για τους συνέδρους και για τους ομιλητές. Εναλλακτικά, ο ομιλητής μπορεί να μην φοράει μάσκα κατά την διάρκεια της ομιλίας του, υπό τον όρο ότι στο podium υπάρχει προστατευτικό πέτασμα (plexiglass), το οποίο καθαρίζεται και απολυμαίνεται επιμελώς μεταξύ δύο ομιλητών.
Β. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
ΕΓΓΡΑΦΕΣ
x Οι σύνεδροι, που επιθυμούν να παρακολουθήσουν το συνέδριο δια ζώσης πρέπει να έχουν την δυνατότητα να κάνουν ηλεκτρονικά εγγραφή μιας διαθέσιμης θέσης στην αίθουσα του συνεδρίου και για την συνεδρία που επιθυμούν. Οι εγγραφές για φυσική παρουσία, περιορίζονται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας, τη δυνατότητα πραγματοποίησης εργαστηριακών τεστ και με βάση την απόσταση των καθήμενων συνέδρων. Δεν θα επιτρέπεται η είσοδος σε συνέδρους, που δεν έχουν κάνει εγγραφή, εκτός αν υπάρχουν διαθέσιμες κενές θέσεις. Η είσοδος των συνέδρων στην αίθουσα θα ελέγχεται με ηλεκτρονική σάρωση της κάρτας συνέδρου. Στην αίθουσα θα βρίσκονται μόνο οι πρόεδροι/ομιλητές της συνεδρίας, οι επιτρεπόμενοι σύνεδροι και το προσωπικό.
x Η επικοινωνία των συμμετεχόντων με τη Γραμματεία/τους Διοργανωτές του συνεδρίου αλλά και τις Υπηρεσίες του Συνεδριακού Κέντρου γίνεται τηλεφωνικώς ή ηλεκτρονικά για οποιοδήποτε θέμα προκύψει, προκειμένου να μειωθούν οι ανάγκες μετακίνησης των συνέδρων/ομιλητών για συνάντηση με τις υπηρεσίες της διοργάνωσης, όπως λογιστήριο, γραμματεία του Συνεδρίου, parking κ.λπ..
x Η εγγραφή, η χορήγηση καρτέλας (badge) συνέδρου, το πρόγραμμα του συνεδρίου και η απονομή πιστοποιητικών θα γίνεται ηλεκτρονικά (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, SMS, μέσου κοινωνικής δικτύωσης).
ΤΕΧΝΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ
x Ο συνεδριακός χώρος θα είναι αποκλεισμένος και απόλυτα ελεγχόμενος καθ’ όλη τη διάρκεια των σταδίων προετοιμασίας και αποξήλωσης και η πρόσβαση θα επιτρέπεται μόνο σε εξουσιοδοτημένα άτομα που φέρουν σχετικό καρτελάκι.
x Άπαντες οι εργαζόμενοι θα πρέπει να φέρουν το καρτελάκι σε εμφανές σημείο καθ’ όλη τη διάρκεια προετοιμασίας καθώς και κατά την περίοδο λειτουργίας του συνεδρίου. Πραγματοποιούνται τακτικοί έλεγχοι (με σκανάρισμα στο καρτελάκι του φέροντος), προκειμένου να διασφαλισθεί η είσοδος στους χώρους του Συνεδριακού Κέντρου μόνο των διαπιστευμένων ατόμων.
x Τα καρτελάκια για τους συνεργάτες και τις κατασκευαστικές εταιρείες/τεχνικό προσωπικό, θα παραλαμβάνονται ατομικά κατά την άφιξή τους στο Συνεδριακό Κέντρο και μόνο εφόσον έχουν αποστείλει στους διοργανωτές τα απαραίτητα στοιχεία εντός των ενδεδειγμένων χρονικών ορίων.
x Κατά τη διάρκεια προετοιμασίας του συνεδρίου θα πρέπει να τηρούνται τα μέτρα κοινωνικής αποστασιοποίησης. Αυτό ενδέχεται να επιφέρει την ανάγκη για κυλιόμενα ωράρια εργασίας στα συνεργεία και το τεχνικό προσωπικό, ειδικά στην περίπτωση ιδιαίτερης και πολύπλοκης προετοιμασίας, προς αποφυγή συγχρωτισμού.
x Η εταιρεία Security και ο υπεύθυνος του συνεδριακού κέντρου πραγματοποιούν ελέγχους στους χώρους καθ’ όλη τη διάρκεια της προετοιμασίας του συνεδρίου, προκειμένου να διασφαλισθεί η τήρηση και εφαρμογή όλων των μέτρων υγιεινής και ασφάλειας καθώς και κοινωνικής αποστασιοποίησης.
x Η χρήση μάσκας και η τήρηση των κανόνων υγιεινής είναι υποχρεωτική από όλα τα συνεργεία και το τεχνικό προσωπικό.
Γ. ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ
x Η εγγραφή, η χορήγηση καρτέλας (badge) συνέδρου, το πρόγραμμα του συνεδρίου και η απονομή πιστοποιητικών θα γίνεται ηλεκτρονικά (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, SMS, μέσου κοινωνικής δικτύωσης).
x Η γραμματεία του συνεδρίου τοποθετημένη σε εμφανή και άνετο χώρο θα φέρει στο μπροστινό της μέρος plexiglass για την αποφυγή μεταφοράς σταγονιδίων.
x Το προσωπικό, που θα στελεχώνει τη γραμματεία του συνεδρίου, θα φοράει υποχρεωτικά μάσκα. x Μπροστά από κάθε άτομο του προσωπικού της γραμματείας θα υπάρχει αντισηπτικό υγρό.
ΑΙΘΟΥΣΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ
x Ο αριθμός των συνέδρων με φυσική παρουσία περιορίζεται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας του συνεδρίου τηρώντας τις αποστάσεις του ενάμισι (1,5) μέτρου προς όλες τις κατευθύνσεις, με μέγιστο αριθμό ατόμων στην αίθουσα (συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού) τα πενήντα (50) άτομα, όταν το εμβαδόν της αίθουσας το επιτρέπει. Εφόσον το εμβαδόν της αίθουσας είναι μεγαλύτερο των 120 τ.μ., δύναται να παρευρίσκεται επιπλέον ένα (1) άτομο για κάθε 10 τ.μ.. Στην περίπτωση που όλοι οι συμμετέχοντες με φυσική παρουσία (σύνεδροι και προσωπικό) επιδεικνύουν πιστοποιητικό εμβολιασμού ή νόσησης, δύναται να καλύπτεται το εβδομήντα τοις εκατό (70%) της πληρότητας της αίθουσας.
x Εάν δεν υπάρχουν κενά μεταξύ των καθισμάτων (π.χ. αίθουσες αμφιθεάτρων) παραμένουν κενά τα καθίσματα δίπλα και εκατέρωθεν κάθε καθήμενου. Γίνεται σαφής σήμανση των καθισμάτων, που δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν.
x Δεν επιτρέπεται η παρουσία ορθίων εντός των αιθουσών.
x Η είσοδος των συνέδρων και των ομιλητών στην αίθουσα θα ελέγχεται με ηλεκτρονική σάρωση της κάρτας συνέδρου. Στην αίθουσα θα βρίσκονται μόνο οι πρόεδροι/ομιλητές της συνεδρίας, ο επιτρεπόμενος αριθμός συνέδρων και τεχνικό προσωπικό.
x Απαγορεύεται η είσοδος σε όσους δεν είναι εγγεγραμμένοι σύνεδροι ή προσωπικό υποστήριξης του συνεδρίου.
Εντός της αίθουσας θα υπάρχει άτομο του προσωπικού, το οποίο θα ελέγχει την τήρηση των μέτρων προστασίας από τους παρευρισκόμενους, συμπεριλαμβανομένων του προσωπικού του ξενοδοχείου/catering/οπτικοακουστικών, καθώς και τον αριθμό των διαθέσιμων θέσεων για την αποφυγή εισόδου υπεράριθμων.
x Το προσωπικό που θα βρίσκεται στην αίθουσα και θα διανέμει το μικρόφωνο κατά τη διάρκεια των ερωτήσεων θα απολυμαίνει το μικρόφωνο μετά από κάθε ερώτηση.
x Δημιουργούνται ξεχωριστοί χώροι συναντήσεων για Β2Β meetings, εφόσον κριθεί απαραίτητο, όπου ακολουθούνται οι κανόνες κοινωνικής αποστασιοποίησης και η λήψη όλων των απαραίτητων μέτρων προφύλαξης (π.χ. χρήση μάσκας), προς αποφυγή συνωστισμού
x Απαγορεύεται η λήψη φαγητού στην αίθουσα του συνεδρίου.
x Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για όλους τους παρευρισκόμενους στην αίθουσα (σύνεδροι, υπάλληλοι, τεχνικοί, ασφάλεια κλπ.) ΠΑΝΕΛ ΟΜΙΛΗΤΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟΥ
x Στο πάνελ (Προεδρείο) θα έχουν τοποθετηθεί καρέκλες σε ικανή απόσταση μεταξύ τους και θα υπάρχουν αντισηπτικά για όλους τους Συντονιστές/Προέδρους. Τα νερά που θα βρίσκονται στο τραπέζι του Προεδρείου θα είναι εμφιαλωμένα και ατομικά και θα αλλάζουν ταυτόχρονα με την αλλαγή του Προεδρείου.
x Υπεύθυνο για την αλλαγή των νερών και των σκευών είναι το προσωπικό του συνεδριακού χώρου ή του Συνεδριακού Κέντρου ή της υπηρεσίας catering εναλλακτικά.
x Τα επιτραπέζια μικρόφωνα του Προεδρείου θα καθαρίζονται από το προσωπικό της εταιρείας οπτικοακουστικών, που υποστηρίζει το συνέδριο μετά το πέρας κάθε συνεδρίας. Το ίδιο ισχύει και για τα μικρόφωνα πέτου/ασύρματα που τυχόν χρησιμοποιηθούν.
x Στο podium τα μικρόφωνα καθώς και τα χειριστήρια, που χρησιμοποιούνται για τις παρουσιάσεις των ομιλητών, θα καθαρίζονται μετά το πέρας κάθε ομιλίας από το προσωπικό της εταιρείας οπτικοακουστικών, που υποστηρίζει το συνέδριο βάση των διαδικασιών ασφαλείας/προστασίας που τους διέπει. Επίσης το νερό που θα βρίσκεται στο podium θα είναι εμφιαλωμένο και ατομικό και θα αλλάζει ταυτόχρονα με την αλλαγή του ομιλητή.
x Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για το Προεδρείο και για τους ομιλητές. Εναλλακτικά, ο ομιλητής μπορεί να μην φοράει μάσκα κατά την διάρκεια της ομιλίας του, υπό τον όρο ότι στο podium υπάρχει προστατευτικό πέτασμα (plexiglass), το οποίο καθαρίζεται και απολυμαίνεται επιμελώς μεταξύ δύο ομιλητών .
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΟΜΙΛΙΩΝ
x Ενθαρρύνεται η αποστολή των ομιλιών στη Γραμματεία με ηλεκτρονικό τρόπο.
x Η γραμματεία του Preview Desk θα φέρει στο μπροστινό της μέρος plexiglass για την αποφυγή μεταφοράς σταγονιδίων και θα υπάρχουν αντισηπτικά.
x Μπροστά από κάθε άτομο του προσωπικού της γραμματείας θα υπάρχει αντισηπτικό υγρό για τους συνέδρους.
x Το προσωπικό, που θα στελεχώνει το Preview Desk, θα φοράει υποχρεωτικά μάσκα.
ΧΟΡΗΓΟΙ/ΕΚΘΕΤΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
x Επιτρέπεται η παρουσία εμπορικών stands υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει θέσεις καθημένων, εξυπηρετείται από έναν υπάλληλο και δεν διαθέτει έντυπο ή άλλο υλικό στους συνέδρους.
x Προκρίνεται η ηλεκτρονική παρουσίαση των εμπορικών μηνυμάτων σε οθόνες.
x Το πλάτος των διαδρόμων μεταξύ των εκθετηρίων θα πρέπει να είναι προσαυξημένο κατά είκοσι τοις εκατό (20%) σε σχέση με το πλάτος που ίσχυε τα προηγούμενα έτη.
x Εντός των εκθετηρίων ισχύουν οι κανόνες τήρησης αποστάσεων που ισχύουν στις επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου καθώς και οι κανόνες που ισχύουν για την απόσταση μεταξύ τραπεζοκαθισμάτων στην εστίαση. x Η συμμετοχή των εκθετών, προμηθευτών και προσωπικού εργασίας θα είναι ονομαστική. Για την είσοδο τους στο χώρο θα είναι υποχρεωτική η αναγραφή του ονοματεπωνύμου τους σε καρτελάκι που θα φέρουν σε εμφανές σημείο καθ’ όλη τη διάρκεια παραμονής τους στο χώρο της έκθεσης.
x Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για τους εκθέτες και το προσωπικό εντός του κυρίως χώρου της έκθεσης.
ΧΩΡΟΙ ΕΣΤΙΑΣΗΣ
x Επιτρέπεται η ύπαρξη μπουφέ σε διαλείμματα για καφέ/ελαφρύ γεύμα, ο οποίος ακολουθεί τον τρόπο λειτουργίας των κυλικείων εξωτερικών χώρων και τις αρχές του αντίστοιχου πρωτοκόλλου λειτουργίας της εστίασης, σύμφωνα με την παρούσα κοινή υπουργική απόφαση, όπως αυτή ισχύει κάθε φορά.
x Σε κάθε περίπτωση προκρίνεται το γεύμα να χορηγείται συσκευασμένο σε ατομικές συσκευασίες.
x Η κατανάλωση τροφών γίνεται με την τήρηση των προβλεπόμενων αποστάσεων x Απαγορεύεται η λήψη φαγητού στην αίθουσα του συνεδρίου.
Δ. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΑ ΜΕΤΡΑ ΑΤΟΜΙΚΗΣ ΥΓΙΕΙΝΗΣ
x Κατά τη διαδικασία των εγγραφών καθώς και κατά τη συμμετοχή των συνέδρων θα πρέπει να δίνεται ρητή οδηγία μη συμμετοχής σε άτομα με συμπτώματα ασθένειας από το αναπνευστικό σύστημα (πυρετός, βήχας, δύσπνοια κ.λπ.).
x Η χρήση μάσκας είναι υποχρεωτική για όλους τους παρευρισκόμενους στο χώρο καθ’ όλη τη διάρκεια της προετοιμασίας και λειτουργίας του συνεδρίου.
x Σε εμφανή σημεία στους εσωτερικούς και εξωτερικούς χώρους του Συνεδριακού Κέντρου τοποθετείται αντισηπτικό χεριών σε συσκευές με αντλία, οι οποίες ελέγχονται τακτικά για ανατροφοδοσία. x Αναρτώνται σε εμφανή σημεία αφίσες με οδηγίες σχετικά με:
- Την αποφυγή εισόδου στο συνεδριακό χώρο ατόμων με συμπτώματα από το αναπνευστικό σύστημα
- Την υγιεινή των χεριών
- Την αναπνευστική υγιεινή
- Την τήρηση αποστάσεων
- Την ορθή χρήση μάσκας
- Απαγόρευση εισόδου σε όσους δεν είναι εγγεγραμμένοι σύνεδροι ή προσωπικό υποστήριξης του συνεδρίου
Οι ανωτέρω αναφερόμενες οδηγίες μπορούν να παρέχονται και μέσω ηλεκτρονικής σήμανσης εντός του Συνεδριακού Κέντρου καθώς και με ανακοινώσεις από μεγάφωνα.
x Εφόσον το Συνέδριο έχει διεθνή συμμετοχή, οι ανακοινώσεις θα πρέπει να παρέχονται και στην Αγγλική γλώσσα.
Ε. ΥΓΙΕΙΝΗ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ
ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑ/ΑΠΟΛΥΜΑΝΣΗ ΚΟΙΝΟΧΡΗΣΤΩΝ ΧΩΡΩΝ
Διευκρινίζεται ότι:
Καθαρισμός είναι η μηχανική απομάκρυνση οργανικών και ανόργανων ρύπων (π.χ. σκόνη) από μία επιφάνεια ή από ένα εργαλείο με αποτέλεσμα τη μείωση του μικροβιακού φορτίου. Επίσης καθαρισμός μπορεί να εφαρμοστεί σε ανθρώπινα μέλη (π.χ. χέρια, πρόσωπο, κεφαλή κ.λπ.).
Απολύμανση είναι η διαδικασία με την οποία επιτυγχάνεται η αδρανοποίηση ή καταστροφή των παθογόνων μικροοργανισμών αλλά όχι των ανθεκτικών τους μορφών (π.χ. σπόροι) με χημικές ουσίες (π.χ. αλκοόλη) ή φυσικές μεθόδους (π.χ. θερμοκρασία) σε αντικείμενα, εργαλεία και επιφάνειες.
x Οι κοινόχρηστοι χώροι καθαρίζονται και απολυμαίνονται τακτικά κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας και της διεξαγωγής του Συνεδρίου. Γενικότερα, για τις καθημερινές διαδικασίες απολύμανσης επιφανειών απαιτείται επαφή διάρκειας ενός λεπτού (1΄) με αντιμικροβιακούς παράγοντες όπως: διάλυμα υποχλωριώδους νατρίου σε συγκέντρωση 0,1%, αιθανόλη 70% και υπεροξείδιο του υδρογόνου 0,5%. Το απολυμαντικό πρέπει να απλωθεί σε όλες τις επιφάνειες και να παραμείνουν υγρές για τον απαιτούμενο χρόνο επαφής. Το διάλυμα υποχλωριώδους νατρίου πρέπει να παρασκευάζεται (προσθήκη προϊόντων χλωρίνης σε νερό) λίγο πριν την εφαρμογή. Κατά τη διάρκεια του καθαρισμού και της απολύμανσης θα πρέπει να εφαρμόζονται κατάλληλα γάντια και κατά το τέλος του καθαρισμού ή της απολύμανσης θα πρέπει να πλένονται τα χέρια σχολαστικά με σαπούνι και νερό.
x Οι εργασίες καθαρισμού πρέπει να γίνονται από το προσωπικό καθαριότητας με χρήση μάσκας, γαντιών και στολής εργασίας.
x Για τη διαδικασία του καθαρισμού και απολύμανσης ισχύουν τα αναφερόμενα στη σχετική εγκύκλιο.
x Καθημερινά μετά το κλείσιμο του Συνεδρίου συστήνεται καθαρισμός και απολύμανση των χώρων, οι οποίοι παραμένουν κλειστοί μέχρι την επόμενη χρήση.
x Οι συνεδριακές αίθουσες αερίζονται συνεχώς, διατηρώντας όλες τις πόρτες διάπλατα ανοιχτές, όσο διαρκεί η προετοιμασία του συνεδρίου.
x Τοποθετούνται εντός και εκτός του συνεδριακού χώρου κάδοι για αναλώσιμα προϊόντα, όπως πλαστικά ποτήρια μίας χρήσης. Η αποκομιδή των εν λόγω απορριμμάτων γίνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα από το προσωπικό της καθαριότητας, το οποίο τηρεί απαρέγκλιτα όλους τους όρους υγιεινής και ασφάλειας, όπως είναι η χρήση μάσκας και γαντιών.
x Οι κοινόχρηστοι χώροι των WC απολυμαίνονται τακτικά, δίνοντας ιδιαίτερη έμφαση σε νιπτήρες, πόμολα και επιφάνειες που αγγίζονται συχνά.
ΧΡΗΣΗ WC x Μέριμνα ώστε οι νιπτήρες στις τουαλέτες να διαθέτουν πάντα φιάλη με υγρό σαπούνι και χάρτινες πετσέτες μιας χρήσης, οι οποίες πρέπει να απορρίπτονται σε κάδους που θα είναι δίπλα στους νιπτήρες, καθώς και αλκοολούχο αντισηπτικό με αντλία.
x Μέριμνα ώστε όλοι οι κάδοι απορριμμάτων να διαθέτουν ποδοκίνητο καπάκι και να περιέχουν πλαστική σακούλα μιας χρήσης.
x Μέριμνα ώστε να τηρούνται τα μέτρα φυσικής απόστασης κατά την αναμονή στην είσοδο της τουαλέτας x Συστήνεται η χρήση συστήματος αυτόματης απελευθέρωσης χλωρίου ενώ ο καταιωνισμός του νερού να γίνεται με κλειστό το καπάκι της τουαλέτας.
ΑΕΡΙΣΜΟΣ/ΚΛΙΜΑΤΙΣΜΟΣ
x Οι πόρτες των αιθουσών σε λειτουργία αλλά και οι εξωτερικές πόρτες, παραμένουν ανοιχτές, ώστε οι χώροι να αερίζονται φυσικά.
x Η λειτουργία του κλιματισμού των χώρων γίνεται με βάση τις σχετικές εγκυκλίους.
x Η λήψη των κατάλληλων μέτρων για τη σωστή λειτουργία των υδραυλικών και κλιματιστικών εγκαταστάσεων των χώρων με σκοπό την προστασία από το βακτήριο της Legionella γίνεται με βάση τα αναφερόμενα στη σχετική εγκύκλιο.
ΑΝΕΛΚΥΣΤΗΡΕΣ
Η χρήση τους επιτρέπεται μόνο σε ΑΜΕΑ και για τη μεταφορά φορτίων, τηρώντας όλα τα μέτρα υγιεινής και ασφάλειας
ΣΤ. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΔΕΧΟΜΕΝΟΥ ΚΡΟΥΣΜΑΤΟΣ COVID-19 ΕΝΤΟΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ
x Σε περίπτωση που ένα άτομο εμφανίσει συμπτώματα συμβατά με κορωνοϊό COVID-19, θα πρέπει να οδηγηθεί στον ειδικά διαμορφωμένο χώρο απομόνωσης των ενδεχόμενων κρουσμάτων, ο οποίος θα είναι εφοδιασμένος με υγειονομικό υλικό όπως μάσκες, χαρτομάντηλα/χειροπετσέτες, κλειστό ποδοκίνητο κάδο, νιπτήρα με υγρό σαπούνι. Η πόρτα πρέπει να παραμένει διαρκώς κλειστή και η είσοδος πρέπει να περιορίζεται μόνο στο ελάχιστο απαραίτητο προσωπικό εκπαιδευμένο για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων περιστατικών κορωνοϊού COVID-19. Συστήνεται η πραγματοποίηση αυτοδιαγνωστικού ελέγχου (self-test), τα οποία θα πρέπει να είναι διαθέσιμα στο χώρο. Εάν το αποτέλεσμα είναι αρνητικό, συστήνεται η επιστροφή του ατόμου στην οικία/κατάλυμα του με σύσταση για παρακολούθηση συμπτωμάτων. Εάν το αποτέλεσμα είναι θετικό θα πρέπει να μεταβεί για δοκιμασία RT-PCR. Σε περίπτωση που και αυτός ο έλεγχος είναι θετικός, το άτομο οφείλει να ενημερώσει τον συντονιστή διαχείρισης κρούσματος κορωνοϊού COVID-19 του Συνεδρίου, ώστε να πραγματοποιηθεί η διαδικασία ιχνηλάτησης των επαφών. Συγκεκριμένα, ο συντονιστής ενημερώνει τον ΕΟΔΥ και την ΓΓΠΠ για επιδημιολογική διερεύνηση και ιχνηλάτηση όλων των πιθανών επαφών του κρούσματος.
ΑΛΛΑ ΘΕΜΑΤΑ
x Εντός του Συνεδριακού Κέντρου θα πρέπει να βρίσκεται το Γραφείο Διοργανωτή Συνεδρίου για την εξυπηρέτηση των ομιλητών και για την εξυπηρέτηση των διοικητικών αναγκών της διοργάνωσης. Επιπλέον, εντός του Συνεδριακού Κέντρου επίσης θα πρέπει να βρίσκεται το Γραφείο Υπευθύνου Συνεδριακού Κέντρου για εξυπηρέτηση τεχνικών και έκτακτων αναγκών. Συνιστάται η επικοινωνία με ψηφιακά μέσα και η τήρηση όλων των μέτρων κοινωνικής αποστασιοποίησης.
x Διευκρινίζεται ότι στα ιατρικά συνέδρια με φροντίδα του Πανελληνίου Ιατρικού Συλλόγου ισχύει η πιστοποίηση της παρακολούθησης και η χορήγηση μορίων συνεχιζόμενης εκπαίδευσης.
x Η εταιρεία Security τηρώντας όλους τους οριζόμενους από τους κανόνες υγιεινής και ασφάλειας και τα μέτρα κοινωνικής αποστασιοποίησης, αναλαμβάνει τον έλεγχο εφαρμογής όλων των αντίστοιχων κανόνων από τους συμμετέχοντες στο Συνέδριο, αλλά και από τους ίδιους τους διοργανωτές, ενώ πραγματοποιεί ad hoc ελέγχους στα καρτελάκια ατόμων που βρίσκονται εντός του Συνεδριακού Κέντρου, προκειμένου να διασφαλίσει την είσοδο και παραμονή στο Συνέδριο, μόνο όσων πραγματικά έχουν τη σχετική άδεια. Το τεχνικό προσωπικό τηρεί όλα τα απαραίτητα μέτρα και τους κανόνες που ορίζονται από τις Αρχές προκειμένου να εξυπηρετήσει τις ανάγκες του Συνεδρίου κατά τη διάρκεια λειτουργίας του.
Ολόκληρο το Παράρτημα 13
ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΥΒΡΙΔΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΩΝ, ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΛΟΙΠΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ
Α. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
x Τα επιστημονικά / επαγγελματικά και λοιπά συνέδρια θα μπορούν να διεξάγονται με υβριδικό τρόπο, δηλαδή θα υπάρχει παράλληλα:
o φυσική παρουσία περιορισμένου και προκαθορισμένου αριθμού συνέδρων στον χώρο του συνεδρίου με όλους τους υγειονομικούς κανόνες που περιγράφονται στη συνέχεια και
o ταυτόχρονη διαδικτυακή μετάδοση (live streaming) για τους λοιπούς εγγεγραμμένους συνέδρους.
x Σε περίπτωση που για επιδημιολογικούς λόγους επιβληθεί από την Πολιτεία απαγόρευση συνεδρίων με φυσική παρουσία, το συνέδριο δεν θα αναβάλλεται/ματαιώνεται, αλλά θα μετατρέπεται αυτόματα σε καθ’ ολοκληρία διαδικτυακό.
x Ο διοργανωτής έχει την επιλογή να διοργανώσει εξαρχής ένα συνέδριο αποκλειστικά μέσω διαδικτύου, χωρίς φυσική παρουσία.
x Δεν επιτρέπονται τα συνέδρια μόνο με φυσική παρουσία, χωρίς ταυτόχρονη διαδικτυακή μετάδοση.
x Φυσική παρουσία επιτρέπεται μόνο σε Πανελλήνια, περιφερειακά και τοπικά συνέδρια. Επιτρέπονται διεθνή συνέδρια με φυσική παρουσία ξένων συνέδρων σύμφωνα με τις ταξιδιωτικές οδηγίες για τις διεθνείς μετακινήσεις. Επιτρέπεται η πρόσκληση περιορισμένου αριθμού διακεκριμένων αλλοδαπών ομιλητών, όπου αυτό χρειάζεται.
x Στην περίπτωση της φυσικής παρουσίας συνέδρων απαιτείται να είναι εμβολιασμένοι (επίδειξη πιστοποιητικού εμβολιασμού) ή να έχουν νοσήσει ή να έχουν πραγματοποιήσει ταχεία δοκιμασία αντιγόνου (rapid test) ή δοκιμασία RT-PCR test (επίδειξη βεβαίωσης αρνητικού αποτελέσματος στην είσοδο). Για την είσοδο στο χώρο του συνεδρίου, αρκεί η επίδειξη έγκυρου πιστοποιητικού εμβολιασμού ή πιστοποιητικού νόσησης ή έγκυρης βεβαίωσης αρνητικού αποτελέσματος rapid test σαράντα οκτώ (48) ωρών ή PCR test εβδομήντα δύο (72) ωρών πριν την προσέλευση. Οι διοργανωτές των συνεδρίων σε συνεργασία με επαγγελματίες υγείας φέρουν την ευθύνη πραγματοποίησης rapid test με εγκεκριμένα αντιγονικά τεστ κατά την έναρξη του Συνεδρίου στους παρευρισκομένους (συνέδρους, προσωπικό εταιρείας διοργάνωσης συνεδρίου, προσωπικό καθαριότητας, προσωπικό χορηγών συνεδρίου κ.λπ.), που δεν διαθέτουν πιστοποιητικό εμβολιασμού ή πιστοποιητικό νόσησης ή βεβαίωση αρνητικού rapid test σαράντα οκτώ (48) ωρών ή PCR test εβδομήντα δύο (72) ωρών πριν την προσέλευση. Επιπλέον, συνίσταται η πραγματοποίηση αυτοδιαγνωστικού ελέγχου (self-test) μετά το πέρας της τρίτης ημέρας του Συνεδρίου για τους μη εμβολιασμένους συνέδρους και εργαζόμενους.
x Εντός του Συνεδριακού Κέντρου ορίζεται συντονιστής για τη διαχείριση ενδεχόμενου κρούσματος κορωνοϊού COVID-19.
x Κοντά στην είσοδο του Συνεδριακού Κέντρου ορίζεται ειδικά διαμορφωμένος χώρος με παράθυρο, προκειμένου να αποτελέσει χώρο απομόνωσης των ενδεχόμενων κρουσμάτων, ο οποίος θα είναι εφοδιασμένος με υγειονομικό υλικό όπως μάσκες, χαρτομάντηλα/χειροπετσέτες, κλειστό ποδοκίνητο κάδο, νιπτήρα με υγρό σαπούνι. Η πόρτα του εν λόγω χώρου πρέπει να παραμένει διαρκώς κλειστή και η είσοδος πρέπει να περιορίζεται μόνο σε προσωπικό εκπαιδευμένο για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων περιστατικών κορωνοϊού COVID-19.
Οι διοργανωτές τηρούν κατάλογο με τα στοιχεία επικοινωνίας των εγγεγραμμένων στο Συνέδριο ώστε να χρησιμοποιηθεί σε περίπτωση ιχνηλάτησης επαφών επί επιβεβαιωμένου κρούσματος.
x Ο αριθμός των συνέδρων με φυσική παρουσία περιορίζεται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας του συνεδρίου τηρώντας τις αποστάσεις του ενάμισι (1,5) μέτρου προς όλες τις κατευθύνσεις, με μέγιστο αριθμό ατόμων στην αίθουσα (συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού) τα πενήντα (50) άτομα, στην περίπτωση που το επιτρέπει το εμβαδόν της αίθουσας. Εφόσον το εμβαδόν της αίθουσας είναι μεγαλύτερο των 120 τ.μ., δύναται να παρευρίσκεται επιπλέον ένα (1) άτομο για κάθε 10 τ.μ.. Στην περίπτωση που όλοι οι συμμετέχοντες με φυσική παρουσία (σύνεδροι και προσωπικό) επιδεικνύουν πιστοποιητικό εμβολιασμού ή νόσησης, δύναται να καλύπτεται το εβδομήντα τοις εκατό (70%) της πληρότητας της αίθουσας.
x Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για όλους τους παρευρισκόμενους (υπάλληλοι, τεχνικοί, ασφάλεια), για τους συνέδρους και για τους ομιλητές. Εναλλακτικά, ο ομιλητής μπορεί να μην φοράει μάσκα κατά την διάρκεια της ομιλίας του, υπό τον όρο ότι στο podium υπάρχει προστατευτικό πέτασμα (plexiglass), το οποίο καθαρίζεται και απολυμαίνεται επιμελώς μεταξύ δύο ομιλητών.
Β. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
ΕΓΓΡΑΦΕΣ
x Οι σύνεδροι, που επιθυμούν να παρακολουθήσουν το συνέδριο δια ζώσης πρέπει να έχουν την δυνατότητα να κάνουν ηλεκτρονικά εγγραφή μιας διαθέσιμης θέσης στην αίθουσα του συνεδρίου και για την συνεδρία που επιθυμούν. Οι εγγραφές για φυσική παρουσία, περιορίζονται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας, τη δυνατότητα πραγματοποίησης εργαστηριακών τεστ και με βάση την απόσταση των καθήμενων συνέδρων. Δεν θα επιτρέπεται η είσοδος σε συνέδρους, που δεν έχουν κάνει εγγραφή, εκτός αν υπάρχουν διαθέσιμες κενές θέσεις. Η είσοδος των συνέδρων στην αίθουσα θα ελέγχεται με ηλεκτρονική σάρωση της κάρτας συνέδρου. Στην αίθουσα θα βρίσκονται μόνο οι πρόεδροι/ομιλητές της συνεδρίας, οι επιτρεπόμενοι σύνεδροι και το προσωπικό.
x Η επικοινωνία των συμμετεχόντων με τη Γραμματεία/τους Διοργανωτές του συνεδρίου αλλά και τις Υπηρεσίες του Συνεδριακού Κέντρου γίνεται τηλεφωνικώς ή ηλεκτρονικά για οποιοδήποτε θέμα προκύψει, προκειμένου να μειωθούν οι ανάγκες μετακίνησης των συνέδρων/ομιλητών για συνάντηση με τις υπηρεσίες της διοργάνωσης, όπως λογιστήριο, γραμματεία του Συνεδρίου, parking κ.λπ..
x Η εγγραφή, η χορήγηση καρτέλας (badge) συνέδρου, το πρόγραμμα του συνεδρίου και η απονομή πιστοποιητικών θα γίνεται ηλεκτρονικά (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, SMS, μέσου κοινωνικής δικτύωσης).
ΤΕΧΝΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ
x Ο συνεδριακός χώρος θα είναι αποκλεισμένος και απόλυτα ελεγχόμενος καθ’ όλη τη διάρκεια των σταδίων προετοιμασίας και αποξήλωσης και η πρόσβαση θα επιτρέπεται μόνο σε εξουσιοδοτημένα άτομα που φέρουν σχετικό καρτελάκι.
x Άπαντες οι εργαζόμενοι θα πρέπει να φέρουν το καρτελάκι σε εμφανές σημείο καθ’ όλη τη διάρκεια προετοιμασίας καθώς και κατά την περίοδο λειτουργίας του συνεδρίου. Πραγματοποιούνται τακτικοί έλεγχοι (με σκανάρισμα στο καρτελάκι του φέροντος), προκειμένου να διασφαλισθεί η είσοδος στους χώρους του Συνεδριακού Κέντρου μόνο των διαπιστευμένων ατόμων.
x Τα καρτελάκια για τους συνεργάτες και τις κατασκευαστικές εταιρείες/τεχνικό προσωπικό, θα παραλαμβάνονται ατομικά κατά την άφιξή τους στο Συνεδριακό Κέντρο και μόνο εφόσον έχουν αποστείλει στους διοργανωτές τα απαραίτητα στοιχεία εντός των ενδεδειγμένων χρονικών ορίων.
x Κατά τη διάρκεια προετοιμασίας του συνεδρίου θα πρέπει να τηρούνται τα μέτρα κοινωνικής αποστασιοποίησης. Αυτό ενδέχεται να επιφέρει την ανάγκη για κυλιόμενα ωράρια εργασίας στα συνεργεία και το τεχνικό προσωπικό, ειδικά στην περίπτωση ιδιαίτερης και πολύπλοκης προετοιμασίας, προς αποφυγή συγχρωτισμού.
x Η εταιρεία Security και ο υπεύθυνος του συνεδριακού κέντρου πραγματοποιούν ελέγχους στους χώρους καθ’ όλη τη διάρκεια της προετοιμασίας του συνεδρίου, προκειμένου να διασφαλισθεί η τήρηση και εφαρμογή όλων των μέτρων υγιεινής και ασφάλειας καθώς και κοινωνικής αποστασιοποίησης.
x Η χρήση μάσκας και η τήρηση των κανόνων υγιεινής είναι υποχρεωτική από όλα τα συνεργεία και το τεχνικό προσωπικό.
Γ. ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ
x Η εγγραφή, η χορήγηση καρτέλας (badge) συνέδρου, το πρόγραμμα του συνεδρίου και η απονομή πιστοποιητικών θα γίνεται ηλεκτρονικά (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, SMS, μέσου κοινωνικής δικτύωσης).
x Η γραμματεία του συνεδρίου τοποθετημένη σε εμφανή και άνετο χώρο θα φέρει στο μπροστινό της μέρος plexiglass για την αποφυγή μεταφοράς σταγονιδίων.
x Το προσωπικό, που θα στελεχώνει τη γραμματεία του συνεδρίου, θα φοράει υποχρεωτικά μάσκα. x Μπροστά από κάθε άτομο του προσωπικού της γραμματείας θα υπάρχει αντισηπτικό υγρό.
ΑΙΘΟΥΣΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ
x Ο αριθμός των συνέδρων με φυσική παρουσία περιορίζεται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας του συνεδρίου τηρώντας τις αποστάσεις του ενάμισι (1,5) μέτρου προς όλες τις κατευθύνσεις, με μέγιστο αριθμό ατόμων στην αίθουσα (συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού) τα πενήντα (50) άτομα, όταν το εμβαδόν της αίθουσας το επιτρέπει. Εφόσον το εμβαδόν της αίθουσας είναι μεγαλύτερο των 120 τ.μ., δύναται να παρευρίσκεται επιπλέον ένα (1) άτομο για κάθε 10 τ.μ.. Στην περίπτωση που όλοι οι συμμετέχοντες με φυσική παρουσία (σύνεδροι και προσωπικό) επιδεικνύουν πιστοποιητικό εμβολιασμού ή νόσησης, δύναται να καλύπτεται το εβδομήντα τοις εκατό (70%) της πληρότητας της αίθουσας.
x Εάν δεν υπάρχουν κενά μεταξύ των καθισμάτων (π.χ. αίθουσες αμφιθεάτρων) παραμένουν κενά τα καθίσματα δίπλα και εκατέρωθεν κάθε καθήμενου. Γίνεται σαφής σήμανση των καθισμάτων, που δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν.
x Δεν επιτρέπεται η παρουσία ορθίων εντός των αιθουσών.
x Η είσοδος των συνέδρων και των ομιλητών στην αίθουσα θα ελέγχεται με ηλεκτρονική σάρωση της κάρτας συνέδρου. Στην αίθουσα θα βρίσκονται μόνο οι πρόεδροι/ομιλητές της συνεδρίας, ο επιτρεπόμενος αριθμός συνέδρων και τεχνικό προσωπικό.
x Απαγορεύεται η είσοδος σε όσους δεν είναι εγγεγραμμένοι σύνεδροι ή προσωπικό υποστήριξης του συνεδρίου.
Εντός της αίθουσας θα υπάρχει άτομο του προσωπικού, το οποίο θα ελέγχει την τήρηση των μέτρων προστασίας από τους παρευρισκόμενους, συμπεριλαμβανομένων του προσωπικού του ξενοδοχείου/catering/οπτικοακουστικών, καθώς και τον αριθμό των διαθέσιμων θέσεων για την αποφυγή εισόδου υπεράριθμων.
x Το προσωπικό που θα βρίσκεται στην αίθουσα και θα διανέμει το μικρόφωνο κατά τη διάρκεια των ερωτήσεων θα απολυμαίνει το μικρόφωνο μετά από κάθε ερώτηση.
x Δημιουργούνται ξεχωριστοί χώροι συναντήσεων για Β2Β meetings, εφόσον κριθεί απαραίτητο, όπου ακολουθούνται οι κανόνες κοινωνικής αποστασιοποίησης και η λήψη όλων των απαραίτητων μέτρων προφύλαξης (π.χ. χρήση μάσκας), προς αποφυγή συνωστισμού
x Απαγορεύεται η λήψη φαγητού στην αίθουσα του συνεδρίου.
x Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για όλους τους παρευρισκόμενους στην αίθουσα (σύνεδροι, υπάλληλοι, τεχνικοί, ασφάλεια κλπ.) ΠΑΝΕΛ ΟΜΙΛΗΤΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟΥ
x Στο πάνελ (Προεδρείο) θα έχουν τοποθετηθεί καρέκλες σε ικανή απόσταση μεταξύ τους και θα υπάρχουν αντισηπτικά για όλους τους Συντονιστές/Προέδρους. Τα νερά που θα βρίσκονται στο τραπέζι του Προεδρείου θα είναι εμφιαλωμένα και ατομικά και θα αλλάζουν ταυτόχρονα με την αλλαγή του Προεδρείου.
x Υπεύθυνο για την αλλαγή των νερών και των σκευών είναι το προσωπικό του συνεδριακού χώρου ή του Συνεδριακού Κέντρου ή της υπηρεσίας catering εναλλακτικά.
x Τα επιτραπέζια μικρόφωνα του Προεδρείου θα καθαρίζονται από το προσωπικό της εταιρείας οπτικοακουστικών, που υποστηρίζει το συνέδριο μετά το πέρας κάθε συνεδρίας. Το ίδιο ισχύει και για τα μικρόφωνα πέτου/ασύρματα που τυχόν χρησιμοποιηθούν.
x Στο podium τα μικρόφωνα καθώς και τα χειριστήρια, που χρησιμοποιούνται για τις παρουσιάσεις των ομιλητών, θα καθαρίζονται μετά το πέρας κάθε ομιλίας από το προσωπικό της εταιρείας οπτικοακουστικών, που υποστηρίζει το συνέδριο βάση των διαδικασιών ασφαλείας/προστασίας που τους διέπει. Επίσης το νερό που θα βρίσκεται στο podium θα είναι εμφιαλωμένο και ατομικό και θα αλλάζει ταυτόχρονα με την αλλαγή του ομιλητή.
x Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για το Προεδρείο και για τους ομιλητές. Εναλλακτικά, ο ομιλητής μπορεί να μην φοράει μάσκα κατά την διάρκεια της ομιλίας του, υπό τον όρο ότι στο podium υπάρχει προστατευτικό πέτασμα (plexiglass), το οποίο καθαρίζεται και απολυμαίνεται επιμελώς μεταξύ δύο ομιλητών .
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΟΜΙΛΙΩΝ
x Ενθαρρύνεται η αποστολή των ομιλιών στη Γραμματεία με ηλεκτρονικό τρόπο.
x Η γραμματεία του Preview Desk θα φέρει στο μπροστινό της μέρος plexiglass για την αποφυγή μεταφοράς σταγονιδίων και θα υπάρχουν αντισηπτικά.
x Μπροστά από κάθε άτομο του προσωπικού της γραμματείας θα υπάρχει αντισηπτικό υγρό για τους συνέδρους.
x Το προσωπικό, που θα στελεχώνει το Preview Desk, θα φοράει υποχρεωτικά μάσκα.
ΧΟΡΗΓΟΙ/ΕΚΘΕΤΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
x Επιτρέπεται η παρουσία εμπορικών stands υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει θέσεις καθημένων, εξυπηρετείται από έναν υπάλληλο και δεν διαθέτει έντυπο ή άλλο υλικό στους συνέδρους.
x Προκρίνεται η ηλεκτρονική παρουσίαση των εμπορικών μηνυμάτων σε οθόνες.
x Το πλάτος των διαδρόμων μεταξύ των εκθετηρίων θα πρέπει να είναι προσαυξημένο κατά είκοσι τοις εκατό (20%) σε σχέση με το πλάτος που ίσχυε τα προηγούμενα έτη.
x Εντός των εκθετηρίων ισχύουν οι κανόνες τήρησης αποστάσεων που ισχύουν στις επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου καθώς και οι κανόνες που ισχύουν για την απόσταση μεταξύ τραπεζοκαθισμάτων στην εστίαση. x Η συμμετοχή των εκθετών, προμηθευτών και προσωπικού εργασίας θα είναι ονομαστική. Για την είσοδο τους στο χώρο θα είναι υποχρεωτική η αναγραφή του ονοματεπωνύμου τους σε καρτελάκι που θα φέρουν σε εμφανές σημείο καθ’ όλη τη διάρκεια παραμονής τους στο χώρο της έκθεσης.
x Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για τους εκθέτες και το προσωπικό εντός του κυρίως χώρου της έκθεσης.
ΧΩΡΟΙ ΕΣΤΙΑΣΗΣ
x Επιτρέπεται η ύπαρξη μπουφέ σε διαλείμματα για καφέ/ελαφρύ γεύμα, ο οποίος ακολουθεί τον τρόπο λειτουργίας των κυλικείων εξωτερικών χώρων και τις αρχές του αντίστοιχου πρωτοκόλλου λειτουργίας της εστίασης, σύμφωνα με την παρούσα κοινή υπουργική απόφαση, όπως αυτή ισχύει κάθε φορά.
x Σε κάθε περίπτωση προκρίνεται το γεύμα να χορηγείται συσκευασμένο σε ατομικές συσκευασίες.
x Η κατανάλωση τροφών γίνεται με την τήρηση των προβλεπόμενων αποστάσεων x Απαγορεύεται η λήψη φαγητού στην αίθουσα του συνεδρίου.
Δ. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΑ ΜΕΤΡΑ ΑΤΟΜΙΚΗΣ ΥΓΙΕΙΝΗΣ
x Κατά τη διαδικασία των εγγραφών καθώς και κατά τη συμμετοχή των συνέδρων θα πρέπει να δίνεται ρητή οδηγία μη συμμετοχής σε άτομα με συμπτώματα ασθένειας από το αναπνευστικό σύστημα (πυρετός, βήχας, δύσπνοια κ.λπ.).
x Η χρήση μάσκας είναι υποχρεωτική για όλους τους παρευρισκόμενους στο χώρο καθ’ όλη τη διάρκεια της προετοιμασίας και λειτουργίας του συνεδρίου.
x Σε εμφανή σημεία στους εσωτερικούς και εξωτερικούς χώρους του Συνεδριακού Κέντρου τοποθετείται αντισηπτικό χεριών σε συσκευές με αντλία, οι οποίες ελέγχονται τακτικά για ανατροφοδοσία. x Αναρτώνται σε εμφανή σημεία αφίσες με οδηγίες σχετικά με:
- Την αποφυγή εισόδου στο συνεδριακό χώρο ατόμων με συμπτώματα από το αναπνευστικό σύστημα
- Την υγιεινή των χεριών
- Την αναπνευστική υγιεινή
- Την τήρηση αποστάσεων
- Την ορθή χρήση μάσκας
- Απαγόρευση εισόδου σε όσους δεν είναι εγγεγραμμένοι σύνεδροι ή προσωπικό υποστήριξης του συνεδρίου
Οι ανωτέρω αναφερόμενες οδηγίες μπορούν να παρέχονται και μέσω ηλεκτρονικής σήμανσης εντός του Συνεδριακού Κέντρου καθώς και με ανακοινώσεις από μεγάφωνα.
x Εφόσον το Συνέδριο έχει διεθνή συμμετοχή, οι ανακοινώσεις θα πρέπει να παρέχονται και στην Αγγλική γλώσσα.
Ε. ΥΓΙΕΙΝΗ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ
ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑ/ΑΠΟΛΥΜΑΝΣΗ ΚΟΙΝΟΧΡΗΣΤΩΝ ΧΩΡΩΝ
Διευκρινίζεται ότι:
Καθαρισμός είναι η μηχανική απομάκρυνση οργανικών και ανόργανων ρύπων (π.χ. σκόνη) από μία επιφάνεια ή από ένα εργαλείο με αποτέλεσμα τη μείωση του μικροβιακού φορτίου. Επίσης καθαρισμός μπορεί να εφαρμοστεί σε ανθρώπινα μέλη (π.χ. χέρια, πρόσωπο, κεφαλή κ.λπ.).
Απολύμανση είναι η διαδικασία με την οποία επιτυγχάνεται η αδρανοποίηση ή καταστροφή των παθογόνων μικροοργανισμών αλλά όχι των ανθεκτικών τους μορφών (π.χ. σπόροι) με χημικές ουσίες (π.χ. αλκοόλη) ή φυσικές μεθόδους (π.χ. θερμοκρασία) σε αντικείμενα, εργαλεία και επιφάνειες.
x Οι κοινόχρηστοι χώροι καθαρίζονται και απολυμαίνονται τακτικά κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας και της διεξαγωγής του Συνεδρίου. Γενικότερα, για τις καθημερινές διαδικασίες απολύμανσης επιφανειών απαιτείται επαφή διάρκειας ενός λεπτού (1΄) με αντιμικροβιακούς παράγοντες όπως: διάλυμα υποχλωριώδους νατρίου σε συγκέντρωση 0,1%, αιθανόλη 70% και υπεροξείδιο του υδρογόνου 0,5%. Το απολυμαντικό πρέπει να απλωθεί σε όλες τις επιφάνειες και να παραμείνουν υγρές για τον απαιτούμενο χρόνο επαφής. Το διάλυμα υποχλωριώδους νατρίου πρέπει να παρασκευάζεται (προσθήκη προϊόντων χλωρίνης σε νερό) λίγο πριν την εφαρμογή. Κατά τη διάρκεια του καθαρισμού και της απολύμανσης θα πρέπει να εφαρμόζονται κατάλληλα γάντια και κατά το τέλος του καθαρισμού ή της απολύμανσης θα πρέπει να πλένονται τα χέρια σχολαστικά με σαπούνι και νερό.
x Οι εργασίες καθαρισμού πρέπει να γίνονται από το προσωπικό καθαριότητας με χρήση μάσκας, γαντιών και στολής εργασίας.
x Για τη διαδικασία του καθαρισμού και απολύμανσης ισχύουν τα αναφερόμενα στη σχετική εγκύκλιο.
x Καθημερινά μετά το κλείσιμο του Συνεδρίου συστήνεται καθαρισμός και απολύμανση των χώρων, οι οποίοι παραμένουν κλειστοί μέχρι την επόμενη χρήση.
x Οι συνεδριακές αίθουσες αερίζονται συνεχώς, διατηρώντας όλες τις πόρτες διάπλατα ανοιχτές, όσο διαρκεί η προετοιμασία του συνεδρίου.
x Τοποθετούνται εντός και εκτός του συνεδριακού χώρου κάδοι για αναλώσιμα προϊόντα, όπως πλαστικά ποτήρια μίας χρήσης. Η αποκομιδή των εν λόγω απορριμμάτων γίνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα από το προσωπικό της καθαριότητας, το οποίο τηρεί απαρέγκλιτα όλους τους όρους υγιεινής και ασφάλειας, όπως είναι η χρήση μάσκας και γαντιών.
x Οι κοινόχρηστοι χώροι των WC απολυμαίνονται τακτικά, δίνοντας ιδιαίτερη έμφαση σε νιπτήρες, πόμολα και επιφάνειες που αγγίζονται συχνά.
ΧΡΗΣΗ WC x Μέριμνα ώστε οι νιπτήρες στις τουαλέτες να διαθέτουν πάντα φιάλη με υγρό σαπούνι και χάρτινες πετσέτες μιας χρήσης, οι οποίες πρέπει να απορρίπτονται σε κάδους που θα είναι δίπλα στους νιπτήρες, καθώς και αλκοολούχο αντισηπτικό με αντλία.
x Μέριμνα ώστε όλοι οι κάδοι απορριμμάτων να διαθέτουν ποδοκίνητο καπάκι και να περιέχουν πλαστική σακούλα μιας χρήσης.
x Μέριμνα ώστε να τηρούνται τα μέτρα φυσικής απόστασης κατά την αναμονή στην είσοδο της τουαλέτας x Συστήνεται η χρήση συστήματος αυτόματης απελευθέρωσης χλωρίου ενώ ο καταιωνισμός του νερού να γίνεται με κλειστό το καπάκι της τουαλέτας.
ΑΕΡΙΣΜΟΣ/ΚΛΙΜΑΤΙΣΜΟΣ
x Οι πόρτες των αιθουσών σε λειτουργία αλλά και οι εξωτερικές πόρτες, παραμένουν ανοιχτές, ώστε οι χώροι να αερίζονται φυσικά.
x Η λειτουργία του κλιματισμού των χώρων γίνεται με βάση τις σχετικές εγκυκλίους.
x Η λήψη των κατάλληλων μέτρων για τη σωστή λειτουργία των υδραυλικών και κλιματιστικών εγκαταστάσεων των χώρων με σκοπό την προστασία από το βακτήριο της Legionella γίνεται με βάση τα αναφερόμενα στη σχετική εγκύκλιο.
ΑΝΕΛΚΥΣΤΗΡΕΣ
Η χρήση τους επιτρέπεται μόνο σε ΑΜΕΑ και για τη μεταφορά φορτίων, τηρώντας όλα τα μέτρα υγιεινής και ασφάλειας
ΣΤ. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΔΕΧΟΜΕΝΟΥ ΚΡΟΥΣΜΑΤΟΣ COVID-19 ΕΝΤΟΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ
x Σε περίπτωση που ένα άτομο εμφανίσει συμπτώματα συμβατά με κορωνοϊό COVID-19, θα πρέπει να οδηγηθεί στον ειδικά διαμορφωμένο χώρο απομόνωσης των ενδεχόμενων κρουσμάτων, ο οποίος θα είναι εφοδιασμένος με υγειονομικό υλικό όπως μάσκες, χαρτομάντηλα/χειροπετσέτες, κλειστό ποδοκίνητο κάδο, νιπτήρα με υγρό σαπούνι. Η πόρτα πρέπει να παραμένει διαρκώς κλειστή και η είσοδος πρέπει να περιορίζεται μόνο στο ελάχιστο απαραίτητο προσωπικό εκπαιδευμένο για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων περιστατικών κορωνοϊού COVID-19. Συστήνεται η πραγματοποίηση αυτοδιαγνωστικού ελέγχου (self-test), τα οποία θα πρέπει να είναι διαθέσιμα στο χώρο. Εάν το αποτέλεσμα είναι αρνητικό, συστήνεται η επιστροφή του ατόμου στην οικία/κατάλυμα του με σύσταση για παρακολούθηση συμπτωμάτων. Εάν το αποτέλεσμα είναι θετικό θα πρέπει να μεταβεί για δοκιμασία RT-PCR. Σε περίπτωση που και αυτός ο έλεγχος είναι θετικός, το άτομο οφείλει να ενημερώσει τον συντονιστή διαχείρισης κρούσματος κορωνοϊού COVID-19 του Συνεδρίου, ώστε να πραγματοποιηθεί η διαδικασία ιχνηλάτησης των επαφών. Συγκεκριμένα, ο συντονιστής ενημερώνει τον ΕΟΔΥ και την ΓΓΠΠ για επιδημιολογική διερεύνηση και ιχνηλάτηση όλων των πιθανών επαφών του κρούσματος.
ΑΛΛΑ ΘΕΜΑΤΑ
x Εντός του Συνεδριακού Κέντρου θα πρέπει να βρίσκεται το Γραφείο Διοργανωτή Συνεδρίου για την εξυπηρέτηση των ομιλητών και για την εξυπηρέτηση των διοικητικών αναγκών της διοργάνωσης. Επιπλέον, εντός του Συνεδριακού Κέντρου επίσης θα πρέπει να βρίσκεται το Γραφείο Υπευθύνου Συνεδριακού Κέντρου για εξυπηρέτηση τεχνικών και έκτακτων αναγκών. Συνιστάται η επικοινωνία με ψηφιακά μέσα και η τήρηση όλων των μέτρων κοινωνικής αποστασιοποίησης.
x Διευκρινίζεται ότι στα ιατρικά συνέδρια με φροντίδα του Πανελληνίου Ιατρικού Συλλόγου ισχύει η πιστοποίηση της παρακολούθησης και η χορήγηση μορίων συνεχιζόμενης εκπαίδευσης.
x Η εταιρεία Security τηρώντας όλους τους οριζόμενους από τους κανόνες υγιεινής και ασφάλειας και τα μέτρα κοινωνικής αποστασιοποίησης, αναλαμβάνει τον έλεγχο εφαρμογής όλων των αντίστοιχων κανόνων από τους συμμετέχοντες στο Συνέδριο, αλλά και από τους ίδιους τους διοργανωτές, ενώ πραγματοποιεί ad hoc ελέγχους στα καρτελάκια ατόμων που βρίσκονται εντός του Συνεδριακού Κέντρου, προκειμένου να διασφαλίσει την είσοδο και παραμονή στο Συνέδριο, μόνο όσων πραγματικά έχουν τη σχετική άδεια. Το τεχνικό προσωπικό τηρεί όλα τα απαραίτητα μέτρα και τους κανόνες που ορίζονται από τις Αρχές προκειμένου να εξυπηρετήσει τις ανάγκες του Συνεδρίου κατά τη διάρκεια λειτουργίας του.